Gratis mall
Gratis mall för avtalsregister i Excel
Ladda ner en gratis mall för avtalsregister i Excel och se vilka fält företag behöver för att hålla koll på avtal, uppsägningstider och kostnader.
Excel-mall
Kopiera eller ladda ner mallen
Mallen ger en enkel start för ett avtalsregister. När ni behöver påminnelser, tydligare ansvar och bättre uppföljning blir MinaAvtal nästa steg.
Många företag börjar med Excel när de vill få bättre koll på avtal. Det är ett naturligt första steg: verktyget finns redan, det går snabbt att komma igång och det känns enkelt att bygga en egen lista. För ett mindre bolag med några få abonnemang eller leverantörsavtal kan det fungera bra i början.
Problemet kommer när avtalen blir fler, fler personer behöver uppdatera listan eller när viktiga beslut ska tas före uppsägningstid och förnyelse. Då räcker det inte längre att bara veta att ett avtal finns. Ni behöver också veta vem som ansvarar för det, vad det kostar, när ni måste agera och vad som händer om datumet missas.
Vad ett avtalsregister bör innehålla
Ett fungerande avtalsregister behöver mer än leverantörsnamn och slutdatum. För att listan ska bli användbar i praktiken bör ni ha fält för:
- Leverantör
- Kategori
- Ansvarig person
- Kostnad
- Startdatum
- Slutdatum
- Uppsägningstid
- Förnyelsedatum
- Risknivå
- Noteringar
Vilka avtal ska in först?
Börja med avtal där en miss får tydlig effekt på kostnad eller drift. Det gäller ofta SaaS-tjänster, telefoni, försäkringar, kontorsavtal, leverantörsavtal, serviceavtal, abonnemang, leasing och programlicenser. Ni behöver inte registrera allt första dagen. Det viktigaste är att börja med avtalen där uppsägningstid, automatisk förlängning eller hög kostnad gör att risken är verklig.
Varför Excel ofta blir för manuellt
Excel är bra för översikt, men det löser inte hela arbetet. Påminnelser ligger ofta i personliga kalendrar. Ägarskap blir otydligt när flera personer gör ändringar. Förnyelsebeslut dokumenteras sällan strukturerat. Det blir också svårt att se vilka avtal som ska prioriteras först när ni vill spara pengar eller minska risk.
När listan blir central för fler än en person behövs vanligtvis ett nästa steg: tydligare ansvar, bättre spårbarhet och ett arbetssätt där påminnelser och uppföljning inte hänger på personligt minne.
När MinaAvtal blir nästa steg
MinaAvtal passar företag som har kommit förbi första Excel-stadiet och behöver bättre kontroll i vardagen. I stället för att bara lagra rader i ett kalkylark kan ni samla avtalen, sätta ansvarig, synliggöra uppsägningstider och arbeta med förnyelser och kostnader i ett gemensamt flöde.
Fördjupa gärna vidare i guiden om avtalsregister, guiden om avtalshantering i Excel och guiden om uppsägningstid i avtal. Du kan också gå tillbaka till startsidan för en snabb överblick över hur MinaAvtal fungerar.
Vanliga frågor
FAQ
Varför börjar många företag med ett avtalsregister i Excel?
För att det är snabbt att sätta upp, kostar lite och fungerar som en enkel första överblick när antalet avtal fortfarande är begränsat.
Vilka fält bör finnas i ett avtalsregister?
Miniminivån är leverantör, kategori, ansvarig, kostnad, startdatum, slutdatum, uppsägningstid, förnyelsedatum, risknivå och noteringar.
När räcker inte Excel längre för avtalsregister?
När flera personer behöver dela samma information, när påminnelser blir kritiska eller när ni behöver tydligare ansvar och bättre spårbarhet.
Kan jag använda mallen för SaaS, telekom och försäkringar?
Ja, mallen fungerar för de flesta vanliga leverantörsavtal som SaaS, telekom, försäkringar, serviceavtal, leasing och abonnemang.
Nästa steg
När Excel blir för manuellt är det dags för ett gemensamt arbetssätt
MinaAvtal hjälper företag att samla avtal, få koll på uppsägningstider, sätta ansvarig person och följa kostnader och förnyelser mer strukturerat.