Excel vs avtalssystem: när räcker Excel inte längre?

Excel är ofta rätt första steg

För ett nystartat företag med några få avtal kan Excel vara fullt rimligt. Det är billigt, snabbt och alla förstår grunderna. Men Excel är inte byggt för att styra ansvar, bevaka deadlines, tolka avtal eller skapa pålitlig historik.

När Excel börjar bli en risk

• Flera personer ändrar i samma lista.
• Ni saknar säker historik över vem som ändrade vad.
• Påminnelser ligger i personliga kalendrar.
• Avtalsfiler ligger på andra ställen än listan.
• Uppsägningstid räknas manuellt.
• Ingen vet vilka avtal som är dyrast eller mest akuta.

Jämförelse

Excel passar bäst när ni har få avtal, en ansvarig person och låg risk om något missas.

Avtalssystem passar bättre när ni har återkommande förlängningar, flera ansvariga, viktiga leverantörsavtal, kostnadsuppföljning eller behov av att visa spårbarhet.

Den verkliga kostnaden med Excel

Excel känns gratis, men kostnaden syns när ett avtal förlängs automatiskt, när en leverantör fortsätter fakturera trots låg användning eller när ingen hittar rätt version inför en förhandling. Då är problemet inte kalkylarket. Problemet är att arbetssättet saknar styrning.

En praktisk övergång

1. Exportera er befintliga avtalslista.
2. Identifiera de 20 viktigaste avtalen.
3. Komplettera med uppsägningstid, kostnad och ansvarig.
4. Lägg in filerna och sätt påminnelser.
5. Använd systemet för nästa uppföljning eller omförhandling.

Poängen är inte att byta verktyg

Poängen är att gå från passiv lista till aktiv kontroll. Ett bra avtalssystem ska hjälpa teamet att förstå vad som kräver beslut, inte bara visa att ett avtal finns.

Relaterat: Digital avtalshantering vs Excel, Varför Excel inte räcker och ROI på avtalssystem.

Vill ni testa skillnaden? Skapa gratis konto och flytta in era första avtal.